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‘Back to basics’ en Compliance

La clave: 

No solo las leyes sino los estándares internacionales prevén mecanismos tradicionales para garantizar la eficacia del compliance. Como veremos, la norma ISO 37002:2021 sobre whistleblowing lines propone diversos ejemplos, que también hallamos en normas recientes como la Ley 2/2023 de protección al informante.

Procesos dialogados

Las mejores políticas de empresa no son las más extensas ni complejas, sino las que facilitan su aplicación. Igualmente, el software más eficaz no está lleno de funcionalidades que no se utilizan, siendo aquel que simplifica la labor del usuario. Desde esta perspectiva, la eficacia del compliance radica en valorar hasta qué punto el entorno que se construye ayuda realmente a lograr sus objetivos. Advertía el célebre escritor Antoine de Saint Exupéry que la perfección solo se alcanza prescindiendo de lo superfluo.

En ocasiones, excelentes profesionales no logran conectar con su público cuando preparan textos o aplicativos. Esto invita a extremar la colaboración entre quienes diseñan elementos de compliance y sus usuarios finales. Desde el año 2017, el Departamento de Justicia de los Estados Unidos atiende a la involucración de los potenciales destinatarios al evaluar la efectividad de programas de corporate compliance. Podría decirse que forma parte de la “cultura de hablar y escuchar” que proclama el mencionado estándar ISO 37002:2021, y que constituye una pieza relevante para una cultura de compliance robusta.

Otras opciones tradicionales

Del total de funcionalidades en nuestros smartphones, ¿cuántas conocemos y usamos frecuentemente? La respuesta a esta pregunta es sociológicamente compleja. Podría pensarse que la edad es un factor relevante para el nivel de conocimiento y provecho de las tecnologías, pero concurren otros condicionantes como la base cultural o contexto educativo de los usuarios. Las organizaciones acogen colectivos variados y cabe recordar que aplicativos que allanan las gestiones de unos, las complican a otros.

El estándar ISO 37002:2021 sugiere procedimientos tradicionales en cuanto a la gestión de la denuncia de irregularidades. Así, por ejemplo, no considera suficiente el acuse de recibo automático de una denuncia, previniendo, además, un mensaje personalizado dentro de los tres días siguientes. Esto limita, de paso, el uso de la inteligencia artificial (IA) en entornos emocionalmente complejos. También prevé que puedan tramitarse comunicaciones por entrevista personal y que, en caso de recurrir la vía telefónica, se brinde interlocución humana. Aunque tecnológicamente es ya factible, no se piensa en disociar la gestión de irregularidades del trato humano y, por eso, se recomiendan en compliance competencias personales como la inteligencia emocional o la diplomacia.

Los entusiastas de la tecnología dirán que la IA puede sustituir el diálogo interpersonal. De hecho, en 2022 ya se constató que un usuario podía conversar sobre temas profundos y sensibles con una IA. Pero cabe preguntarse cómo y por quién quisiéramos ser tratados en entornos extremadamente delicados. En este mismo sentido, la Ley 2/2023 de protección al informante contempla el derecho a comunicarse mediante entrevistas personales.

Está claro que las opciones tecnológicas no obligan a hacer uso de ellas. Que compliance las concilie con mecanismos tradicionales no es un anacronismo, sino una muestra de sensibilidad y ejemplo de aproximación ética. Como hemos visto, uno de los colectivos que puede verse afectado negativamente por el uso intensivo de soluciones tecnológicas son los usuarios de los canales internos de denuncias.

En este vídeo de “Reflexiones sobre compliance” se tratan algunas confusiones frecuentes acerca de denunciantes y denunciados, que reducen errores y contribuyen a una gestión eficaz de sus expectativas.

Back to basics en Compliance

 

Fuente:ALAIN CASANOVAS- Socio responsable de Compliance en KPMG España

Foto: hanson-lu-unsplash

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